Wystawić fakturę czy rachunek, a jeśli fakturę to jaką? To pytanie często zadają sobie przedsiębiorcy. Dlatego przygotowaliśmy krótki poradnik o rodzajach faktur oraz o tym, kiedy je wystawić. 

Faktura – co to jest?

Faktura to dokument sprzedaży. Fakturę stosuje się w obrocie gospodarczym. Faktura może być wystawiona w formie papierowej lub elektronicznej i musi zawierać wszystkie elementy określone przez ustawodawcę. Warto zauważyć jednak, że elektroniczną FV można wystawiać tylko za zgodą odbiorcy tej faktury.

To, jakie elementy powinna zawierać dana FV zależy od jej rodzaju. Obowiązkowe elementy FV określone są w art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług. Są one również opisane w dalszej części artykułu.

Uwaga! Na FV wskazana jest wysokość podatku od sprzedanej rzeczy. Wystawiając fakturę przedsiębiorca jest zobowiązany do jego zapłaty.

Co do zasady fakturę wystawia się w 2 egzemplarzach – po 1 dla odbiorcy i nadawcy. W przypadku wystawiania faktury w trybie egzekucyjnym należy wystawić ją w 3 egzemplarzach – po 1 dla nadawcy, odbiorcy i podmiotu egzekucyjnego.

Duplikat faktury może być wystawiony na wniosek. Na duplikacie faktury powinna być podana data jej ponownego wystawienia. Wyraz “duplikat” nie jest obowiązkowy, ale również może być elementem faktury.

FV czy rachunek?

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia odpowiedniego dokumentu sprzedaży. Od 2014 r. zarówno przedsiębiorcy, którzy płacą VAT, jak i ci z niego zwolnieni są zobowiązani do wystawienia FV. Nie oznacza to jednak, że rachunek przestał istnieć. Od tego czasu mniejsza liczba przedsiębiorców może wystawiać rachunki.

Prawo do wystawiania rachunku mają osoby:

• zarabiające na umowę zlecenie lub o umowę o dzieło,
• prowadzące działalność literacką, artystyczną, trenerską, oświatową, naukową i publicystyczną.

Rachunek musi zawierać informacje, takie jak:

• nazwę firmy lub imię i nazwisko osoby kupującej oraz sprzedającego lub wykonawcy i odbiorcy usługi,
• datę wystawienia,
• numer,
• nazwy rodzajów towarów lub usług wraz z ich ceną jednostkową,
• ogólną sumę należności, podaną w formie cyfrowej i pisemnej.

Przedsiębiorca jest zobowiązany do numerowania wszystkich rachunków, zgodnie z kolejnością ich wystawienia oraz do przechowywania ich kopii do końca okresu podatkowego.

W przypadkach, kiedy oryginał rachunku zostanie zgubiony lub zniszczony przedsiębiorca może wystawić duplikat. Wtedy oprócz wyżej wymienionych elementów rachunku powinien on zawierać wyraz “duplikat” oraz datę jego wystawienia.

Czas na wystawienie rachunku to 7 dni od wydania towaru lub wykonaniu usługi, jeśli żądanie o wystawienie rachunku zostało wydane przed otrzymaniem rzeczy/odbiorem usługi. Jeśli jednak kupujący żąda wystawienia rachunku po otrzymaniu towaru/usługi przedsiębiorca ma 7 dni na wystawienie rachunku od czasu żądania.

Cechy faktury

Czytelność, autentyczność i integralność treści to cechy faktury. Do ich zachowania jest zobowiązany przedsiębiorca. W ustawie jednak nie jest określony sposób, w który ma to zrobić. Z przepisów wynika, że przedsiębiorca może zapewnić cechy faktury za pomocą dowolnych kontroli biznesowych.

Czytelność faktury oznacza, że wszystkie dane na fakturze muszą być czytelne i łatwe do sprawdzenia. Autentyczność faktury polega na pewności co do tożsamości dostawcy towaru lub wykonawcy usługi. Natomiast integralność faktury to pewność, że dane na fakturze są prawdziwe.

Termin wystawienia faktury

Faktura może być wystawiona przed lub po sprzedaży towarów lub wykonaniu usługi. Przedsiębiorca ma czas na wystawienie faktury do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży lub wykonano usługę. Faktura może być wystawiona maksymalnie 60 dni przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi. 

Przepisy prawa polskiego przewidują w tej kwestii pewne wyjątki. Zostały one opisane w art. 106i ustawy o VAT.

Rodzaje faktur

Faktury zaliczkowe

Fakturę zaliczkową wystawia się przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi, za które nastąpiła częściowa lub całkowita zapłata. Elementami obowiązkowymi faktury zaliczkowej są:

• numer podatnika i nabywcy, który identyfikuje ich na potrzeby podatku (NIP),
• dane sprzedawcy/wykonawcy i odbiorcy,
• data dostarczenia towarów lub wykonania usługi,
• numer faktury,
• data wystawienia,
• ilość i rodzaj towaru/usługi,
• stawki i kwoty podatku,
• wartość umowy w wartości netto i brutto.

W przypadkach, kiedy zapłata za towar/usługę nie została dokonana w całości na fakturze końcowej sumę wartości towarów/usługi i podatku pomniejsza się zgodnie z danymi na fakturze zaliczkowej.

Faktury uproszczone

Fakturę uproszczoną wystawią się, kiedy kwota należności nie przekracza 450 zł lub 100 euro. Zgodnie z przepisami (art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT) istnieje możliwość wystawiania faktury, z pominięciem niektórych danych. Konieczne są jednak stawki i wysokości podatków, które przedsiębiorca musi zapłacić do Urzędu Skarbowego.

Elementami faktury uproszczonej są więc:

• data wystawienia,
• numer faktury,
• NIP podatnika i nabywcy,
• stawki i kwoty podatków,
• kwotę należności ogółem.

Jeżeli rachunek fiskalny ma być traktowany jak faktura uproszczona musi znaleźć się na nim NIP nabywcy.

Faktury proforma

Faktura proforma nie wywołuje skutków prawnych, czyli obowiązku zapłaty podatku. Ten rodzaj faktury nie jest również uregulowany prawnie pod względem elementów obowiązkowych. Fakturę proforma wystawia się najczęściej na potrzeby handlowe, np.: przedstawienie oferty. Mogą się na niej znaleźć elementy takie same, jak na standardowej fakturze. Warto jednak dopisać do niej słowo “proforma”. Dzięki temu w przyszłości nie pojawią się problemy z udowodnieniem, np.: Urzędowi Skarbowemu, że przedsiębiorca nie miał obowiązku zapłaty podatku od wystawionej FV.

Faktury korygujące

Fakturę korygującą wystawia się w celu zmiany danych, zawartych na fakturze VAT, np.: po udzieleniu rabatu, po zwrocie towaru, podwyższeniu lub stwierdzeniu pomyłki w cenie towaru/usługi lub stawce podatku.

Elementami obowiązkowymi faktury korygującej są:

• numer faktury,
• data wystawienia,
• numer faktury, której dotyczy korekta,
• dane z faktury, której dotyczy korekta,
• jeśli korekta wpływa na kwotę podatków lub podstawy opodatkowania – odpowiednio poprawione kwoty,
• jeśli korekta nie wpływa na kwotę podatków lub podstawy opodatkowania – prawidłową treść korygowanej pozycji.

Na FV korygującej może być również dopisane “faktura korygująca” lub “korekta”. Nie jest to jednak obowiązkiem.