Każdy przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników ma obowiązek przechowywania akt osobowych pracowników. Czym są akta osobowe pracowników oraz w jaki sposób i przez jaki czas je przechowywać? Tego dowiesz się z naszego artykułu! 

Czym są akta osobowe pracowników? 

Zatrudniając pracownika jako przedsiębiorca masz obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Jedną z części tej dokumentacji są akta osobowe, a drugą – dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. 

Akta osobowe pracowników składają się z 5 części. Są nimi: 

• A – dokumentacja zebrana w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, 
• B – dokumenty, które dotyczą rozpoczęcia i przebiegu stosunku pracy, 
• C – dokumenty, które dotyczą zakończenia stosunku pracy, 
• D – dokumenty, które dotyczą związku pracownika z odpowiedzialnością porządkową lub innych wykroczeń, określonych przepisami prawa, 
• E – dokumenty dotyczące kontroli pracownika pod względem trzeźwości. 

Wszystkie dokumenty powinny był ułożone w kolejności chronologicznej. Poszczególne część akt powinny być ponumerowane oraz zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów. 

Akta osobowe pracowników – część A 

W skład akt osobowych pracownika części A wchodzą m.in.: 

• kwestionariusz osoby, ubiegającej się o zatrudnienie, 
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, 

• dokumenty, potwierdzające kwalifikacje zawodowe, 
• orzeczenie lekarskie, potwierdzające brak zastrzeżeń do wykonywania zawodu. 

Warto pamiętać, że pracodawca przechowywać powinien wyłącznie kopie lub odpis dokumentów, potwierdzających dane osobowe pracownika, np.: kopię świadectwa ukończenia szkoły.  

Akta osobowe pracowników – część B 

Podstawowym rodzajem akt osobowych pracownika z części B jest umowa o pracę. Powinny znaleźć się tu również m.in.: 

• oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem przedsiębiorstwa, 
• zaświadczenie o ukończeniu wymaganych szkoleń, np.: BHP, 
• kwestionariusz osobowy, 
• dokumenty, związane z ubieganiem się o różnego rodzaju urlopy, 
• orzeczenia lekarskie o okresowych badaniach lekarskich. 

Zmianami, które wchodzą w życie w 2023 r., dotyczącymi części B akt osobowych pracowników są: 

• obowiązek przechowywania potwierdzenia poinformowania pracownika o przeprowadzanych kontrolach trzeźwości, 
• obowiązek przechowywania dokumentów dotyczących pracy zdalnej. 

Akta osobowe pracowników – część C 

Aktami osobowymi pracownika, należącymi do części C są m.in.: 

• wypowiedzenie umowy o pracę, 
• kopia świadectwa pracy, 
• potwierdzenie czynności postępowania egzekucyjnego. 

Akta osobowe pracowników – część D 

W część D akt osobowych pracownika powinny znajdować się dokumenty informujące o ukaraniu pracownika lub inne, związane z ponoszeniem odpowiedzialności. 

Czynnością, która ułatwi prowadzenie akt osobowych z części D jest wyodrębnienie dokumentów dotyczących kar porządkowych. Tego rodzaju dokumenty powinny ulec zniszczeniu po upływie roku nienagannej pracy. Takie działanie pomoże w przyszłości odnaleźć dokumenty w szybki sposób.  

Akta osobowe pracowników – część E 

W część E akt osobowych pracownika powinny znaleźć się dokumenty, takie jak: 

• informacje o przeprowadzanej kontroli trzeźwości, 
• informacje o wyniku badania trzeźwości. 

Przechowywanie akt osobowych pracownika w formie elektronicznej 

Od 2019 r. pracodawca ma możliwość wyboru formy przechowywania akt osobowych pracownika. Większość pracodawców wybiera formę elektroniczną, ponieważ jest ona wygodniejsza i łatwiejsza w uporządkowaniu, niż forma papierowa. Dodatkowo elektroniczna forma przechowywania akt osobowych pracownika jest bezpieczniejsza pod względem przepisów RODO. 

W celu bezpiecznego przechowywania akt osobowych pracownika pracodawca powinien stosować kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną.  

Dodatkowo należy pamiętać o: 

• integralności danych dokumentów i jego treści oraz zabezpieczenie ich w taki sposób, aby nie można było ich edytować, 

• zabezpieczenia dokumentów przed dostępem do nich osób trzecich, 
• ochronie akt osobowych pracowników przed utraceniem lub uszkodzeniem, 
• przechowywaniu akt w bezpiecznym miejscu, 
• możliwości przeszukiwania dokumentów za pomocą metadanych, 
• obowiązku posiadania oddzielnej teczki z dokumentami dla każdego z pracowników. 

Okres przechowywania akt osobowych pracowników 

Okres przechowywania akt osobowych pracowników zależy od czasu, w którym pracownik został zatrudniony. Jeśli stosunek pracy rozpoczął się przed 2018 r. pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentów z aktami osobowymi pracownika przed 50 lat. Czas ten liczony jest od roku następującego po zakończeniu współpracy. 

W 2019 r. czas ten uległ zmianie. Jeżeli stosunek pracy rozpoczął się w 2019 r. lub później obowiązek przechowywania akt osobowych pracownika wynosi 10 lat.  

Czas przechowywania akt osobowych pracownika, zatrudnionego w latach 1999-2018 może ulec skróceniu z 50 lat do 10 lat. W tym celu pracodawca musi przesłać zaświadczenie ZUS OSW i raport informacyjny ZUS RIA do ZUS-u.