Zatrudnianie pracownika na podstawie umowy o pracę związane jest z dodatkowymi obowiązkami pracodawcy. Również pracownik powinien je znać. Dopełnienie tych obowiązków ściśle związane jest z ochroną praw pracownika. W przypadku niedopełnienia obowiązków przez pracodawcę – pracownik może dochodzić swoich roszczeń. 

Przepisy prawa a zatrudnienie pracownika 

Przepisy prawa ściśle określają procedurę zatrudnienia nowego pracownika. Sytuację tę opisują akty, takie jak: 

• Kodeks pracy, 
• Kodeks cywilny, 
• Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych z późn. zm., 
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych z późn. zm. 

Obowiązki pracodawcy 

Kwestie formalne 

Przed podpisaniem umowy o pracę pracodawca powinien zgromadzić wszystkie niezbędne dokumenty dotyczące pracownika, w tym: kwestionariusz osobowy, świadectwa, dyplomy i certyfikaty, potwierdzające kwalifikacje zawodowe. 

Umowa o pracę powinna zostać podpisana przed rozpoczęciem wykonywania obowiązków zawodowych przez pracownika. Umowa o pracę zawsze musi być w formie pisemnej. Powinna też zostać sporządzona w dwóch egzemplarzach i podpisana przez obie strony. Umowa może zostać zawarta na czas określony, nieokreślony lub na okres próbny. 

Umowa o pracę powinna określać następujące kwestie: 

• rodzaj pracy i jej zakres, 
• miejsce wykonywania pracy – zazwyczaj jest to siedziba firmy lub inne wskazane przez pracodawcę miejsce, jeśli praca jest związana z pokonywaniem trasy w miejscu pracy może być wskazany obszar, po którym będzie poruszał się pracownik, 

• wysokość wynagrodzenia, 
• wymiar pracy, 
• termin rozpoczęcia stosunku pracy. 

W przypadku, kiedy pracownik nie będzie zatrudniony w pełnym wymiarze pracy w umowie powinna zostać wskazana liczba godzin pracy, po której przekroczeniu pracownik uzyskuje prawo do dodatkowego wynagrodzenia.  

W ciągu 7 dni od zawarcia umowy pracodawca jest zobowiązany dodatkowo do poinformowania pracownika o: 

• obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, 
• częstotliwości wypłacania wynagrodzenia, 
• długości okresu wypowiedzenia, 
• długości przysługującego urlopu wypoczynkowego, 
• przyjętym sposobie potwierdzania obecności, 

• czasie obowiązywania pory nocnej. 

Istnieje również możliwość podpisania przedwstępnej umowy o pracę. Wykorzystuje się ją, jeśli w trakcie okresu rekrutacyjnego pracownik zatrudniony jest u innego pracodawcy. Ta forma umowy daje gwarancję zatrudnienia pracownikowi po zakończeniu ówcześnie obowiązującej umowy o pracę. Natomiast pracodawca ma pewność, że pracownik nie podejmie pracy w innym zakładzie. Forma przedwczesnej umowy o pracę nie jest określona w Kodeksie pracy. Dlatego powinna zostać opracowana wspólnie przez pracodawcę i pracownika.  

Badania lekarskie 

Art. 229 § 4 KP stanowi, że pracownik może zostać dopuszczony do pracy tylko jeśli posiada aktualne badania lekarskie. Skierowanie na badanie powinno zostać dostarczone do pracownika przez pracodawcę. Na skierowaniu powinna być wskazana lokalizacja placówki medycznej, w której pracownik może wykonać badania. Pracodawca powinien mieć podpisaną odpowiednią umowę z placówką medyczną, w której wykonywane będą badania. Czas wykonania badań lekarskich również powinien zostać ustalony przez pracodawcę.  

Badanie lekarskie pracownik wykonuje na koszt pracodawcy. Powinny być one wykonane w godzinach pracy.  

Zaświadczenie z wynikami badań pracownik jest zobowiązany dostarczyć do pracodawcy.  

Koszt dojazdu na badania lekarskie pracownik pokrywa samodzielnie. Wyjątkiem jest tu tylko dojazd na okresowe lub kontrolne badania lekarskie. W takich przypadkach stosuje się przepisy o podróży służbowej 

Szkolenie BHP 

Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest organizacja szkolenia BHP. Każdy nowy pracownik powinien odbyć szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Szkolenie nie jest wymagane jedynie, kiedy pracownik zajmował takie same stanowisko pracy u poprzedniego pracodawcy. 

Odbycie szkolenia BHP powinno być potwierdzone na piśmie. W przypadku kolejnych szkoleń BHP – powinno być ono potwierdzone wynikiem testu zaliczeniowego.  

Zgłoszenie pracownika do ZUS 

Wraz z dniem rozpoczęcia obowiązywania umowy o pracę powstaje obowiązek ubezpieczenia. W związku z tym pracodawca powinien zgłosić pracownika do ZUS-u w terminie 7 dni o tej daty. Zgłoszenia tego dokonuje się za pomocą formularza ZUS ZUA. 

Po zgłoszeniu do ZUS pracodawca zobowiązany jest do opłacania comiesięcznych składek na rzecz pracownika. W przypadku umowy o pracę wszystkie składki ZUS są obowiązkowe, są nimi składki: 

• rentowna, 
• chorobowa, 

• emerytalna, 
• wypadkowa, 
• na ubezpieczenie zdrowotne. 

Pracodawca powinien także opłacać w imieniu pracownika składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. 

Zgłoszenie pracownika do PPK 

Pracownicze Plany Kapitałowe to system do gromadzenia oszczędności emerytalnych. Udział w PPK jest dobrowolny. PPK współtworzony jest przez pracownika, pracodawcę i państwo.