Specyfika branży IT może sprawiać trudności w ocenie czy dany wydatek może być uznany jako koszt uzyskania dochodu. Z tego artykułu dowiesz jakie wydatki można kwalifikować jako koszty uzyskania dochodu, prowadząc działalność w branży IT. 

Koszty uzyskania dochodów – definicja 

Prowadzenie firmy związane jest z kosztami, których poniesienie jest niezbędne w celu uzyskania dochodu. W zależności od branży, w której prowadzona jest działalność przedsiębiorca może odliczać koszty uzyskania dochodu, dzięki czemu obniżana jest wysokości należności za podatek dochodowy.  

Art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych określa czym są koszty uzyskania przychodów. Natomiast w art. 23 tej samej ustawy wymieniono rodzaje wydatków, które można do tej grupy zaliczyć. Są nimi m.in.: 

• wydatki związane z nabyciem gruntów, 
• podatki od spadku i darowizn, 
• zakup narzędzi, niezbędnych do wykonywania pracy. 

Specyfika branży IT sprawia, że wiele rodzajów wydatków może być uznane za koszty uzyskania dochodu. Ważne jest natomiast, aby zostały one poniesione celem uzyskania lub utrzymania źródła dochodu i były bezpośrednio związane z prowadzeniem firmy. 

W sytuacji, kiedy przedsiębiorca nie jest pewien czy dany wydatek może zostać zakwalifikowany jako koszt uzyskania dochodu może wystąpić z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego do izby skarbowej. Taka interpretacja jest wydawana w imieniu Ministra Finansów przez 5 izb w: 

• Bydgoszczy, 
• Katowicach, 
• Łodzi, 
• Warszawie, 
• Poznaniu. 

Organ, do którego zostanie wysłany wniosek rozpatrzy dane rodzaje wydatków pod względem obowiązujących przepisów prawa, regulacji prawnych, orzecznictwa sądowego i stanowisk organów państwowych.  

Koszty uzyskania przychodów w branży IT 

Kosztami, które można zakwalifikować jako uzyskanie dochodu w branży IT będą: 

• opłaty telekomunikacyjne (telefon, Internet), 
• usługi księgowe, 

• zakup sprzętu, niezbędnego do wykonywania pracy (np.: telefon, komputer, drukarka), jeśli roczny obrót firmy nie przekracza 20 000 zł, a usługi są świadczone na rzecz osób fizycznych, 
• zakup materiałów edukacyjnych, 
• zakup samochodu firmowego, 
• koszty kupna/wynajmu biura. 

Specyfika branży IT sprawia, że kosztami uzyskania przychodu mogą być również wydatki poniesione na rzecz marketingu internetowego, wykorzystywania swojego mieszkania jako biura czy obsługę prawną.  

Marketing internetowy  

Klienci szukający usług z branży IT najczęściej szukają ich w Internecie. Dlatego ważną częścią prowadzenia biznesu IT jest marketing internetowy. 

Opracowanie spójnej koncepcji reklamowej oraz skoordynowanie działań reklamowych może zostać zaliczone jako koszty uzyskania przychodu zgodnie z indywidualną interpretacją podatkową z dnia 14 października 2015 r. nr IPPB1/4511-1035/15-2/AM Dyrektora Izby Skarbowej. 

Biuro w mieszkaniu 

Wynajmowanie lokalu biurowego jest wydatkiem, który zalicza się do kosztów uzyskania przychodów. Warto pamiętać również, że do tych kosztów można zaliczyć wynajmowanie mieszkania, które wykorzystywane jest też jako biuro. W takim przypadku do kosztów uzyskania przychodu nie wlicza się pełnej wartości wynajmowanego mieszkania, a jego część.  

W tym celu należy obliczyć jaka część mieszkania jest wykorzystywana do wykonywania obowiązków zawodowych. Jeśli wynajmujesz mieszkanie o powierzchni 60 m2 za kwotę 2000 zł, a jego część wykorzystujesz jako swoje biuro (np. pokój o powierzchni 10,2 m2), która stanowi 17% mieszkania to taką samą część kwoty najmu możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. W tym przypadku będzie to 340 zł (17% z 2000 zł). 

Z takiego rozwiązania mogą również skorzystać osoby, które kupiły mieszkanie do celów mieszkaniowych za środki z kredytu hipotecznego. Podobniej jak w poprzednim przykładzie do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wtedy proporcjonalną część odsetek. 

Dokumentem, który potwierdza ten fakt jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 26 listopada 2015 r., nr IPPB1/4511-1041/15-4/AM. 

Obsługa prawna 

Kosztami uzyskania przychodów jest również obsługa prawna firmy z branży IT, która obejmuje działania, takie jak sporządzanie umów z kontrahentami czy reprezentowanie firmy przed organami państwowymi.  

Działania te są bowiem związane z uzyskiwaniem dochodów i są kwalifikowane jako koszty pośrednie. Taki stan rzeczy potwierdza wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 28 maja 2015 r., sygn. II FSK 865/13.