Metoda kasowa to możliwość rozliczania podatku VAT dla małych podatników. Niweluje ona obowiązek zapłaty podatku VAT z własnych środków, np.: jeśli kontrahent spóźnia się z płatnością. Z artykułu dowiesz się na czym dokładnie polega metoda kasowego rozliczania VAT, kto i w jakich sytuacjach może ją stosować oraz dla kogo jest polecana. 

Czym jest metoda kasowego rozliczania VAT? 

W celu zrozumienia czym jest metoda kasowego rozliczania VAT konieczne jest przypomnienie na czym polega metoda ogólna. W przypadku zasad ogólnych na podatnika nakładany jest obowiązek rozliczania VAT w momencie wystawienia FV. Należność za VAT powinno się więc rozliczyć w tym okresie rozliczeniowym, w którym wystawiono dokument. W 2014 r. wprowadzono też inną możliwość. Jest nią metoda kasowego rozliczania VAT, która polega na powstaniu obowiązku podatkowego na płatniku dopiero w momencie otrzymaniu zapłaty za sprzedaż lub wykonanie usługi. 

Zasady ogólnej metody rozliczania podatku VAT sprawiają, że podatnik musi zapłacić VAT z własnej kieszeni, jeśli klient spóźnia się z zapłatą. Metoda kasowego rozliczania VAT nie naraża podatnika na taką sytuację, ponieważ nie musi on płacić VAT-u do momentu otrzymania zapłaty od klienta.  

Dla kogo korzystna jest metoda kasowego rozliczania VAT? 

Z metody kasowego rozliczania VAT mogą skorzystać mali podatnicy, czyli przedsiębiorcy, których przychód brutto w ciągu roku nie przekroczył 2 mln euro. Próg ten przelicza się na złotówki zgodnie z kursem euro ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1000 zł. W 2023 r. próg ten wynosił 9 030 600 zł, a w 2024 r. będzie wynosił 9 218 000 zł. 

Tak jak wspomnieliśmy wyżej – metoda kasowego rozliczania VAT nie nakłada obowiązku podatkowego w momencie wystawienia FV. Warto tu wspomnieć też o progu 180 dni, w których, jeśli kontrahent w określonych przypadkach nie uiści opłaty, podatnik będzie musiał pokryć należność za VAT z własnej kieszeni. Jednak będzie miał więcej czasu na zgromadzenie niezbędnych do tego środków niż w przypadku metody ogólnej.  

Metoda kasowego rozliczania VAT jest również polecana przedsiębiorcom, którzy prowadzą swoją firmę od niedawna. Przedsiębiorcy, którzy jeszcze nie są w stanie przewidzieć, kiedy mogą spodziewać się zapłaty od klienta lub których klienci notorycznie spóźniają się z płatnością, nie będą dodatkowo obciążeni finansowo. Metoda ta wzmacnia ich bezpieczeństwo finansowe oraz nie naraża na postępowania egzekucyjne ze strony US. 

Metoda kasowego rozliczania VAT a odliczanie VAT 

Podatnicy, rozliczający się na zasadach ogólnych, odliczają VAT od FV wystawionych, do których powstał obowiązek podatkowy. Możliwość odliczenia VAT-u nie jest uwarunkowana tym czy FV została opłacona przez kontrahenta czy nie. Natomiast w przypadku FV wystawionych za pomocą metody kasowego rozliczania VAT, możliwość odliczenia VAT-u powstaje dopiero po uregulowaniu płatności. Do momentu powstania obowiązku podatkowego nie ma możliwości odliczenia VAT-u. Momentem tym jest dzień opłacenia FV przez kontrahenta. 

Rozliczanie VAT metodą kasową 

Podatnik, który korzysta z metody kasowego rozliczania VAT musi zamieścić taką informację na wystawionej FV. W tym celu umieszcza się na dokumencie adnotację “metoda kasowa”. 

Rozliczenie VAT metodą kasową musi nastąpić maksymalnie do 180 dni od daty wystawienia FV: 

• za sprzedaż towaru lub usługi na rzecz osoby fizycznej, która nie jest czynnym płatnikiem VAT, 
• jeśli wcześniej klient nie uiścił zapłaty za FV. 

Ograniczenia limitem 180 dni nie obowiązuje, jeśli odbiorcą FV była działalność gospodarcza. Wtedy jednak odliczenie VAT również jest możliwe wyłącznie po opłaceniu FV. Jeśli płatność jest podzielona na części – obowiązek podatkowy i możliwość odliczenia VAT-u powstają od zapłaconej kwoty. 

Rozliczania VAT w przypadku metody kasowej możliwe jest wyłącznie w systemie kwartalnym. Opłacone FV wystawione metodą kasową ujmowane są w rejestrze FV z danego okresu rozliczeniowego. W przypadku FV, za które płatność została podzielona na części – ujmuje się je w strukturze JPK V7. 

Jak przejść na metodę kasową? 

W celu korzystania z metody kasowego rozliczania VAT konieczne jest posiadanie statusu małego podatnika. Z metody tej można korzystać od początku prowadzenia działalności lub przejść na nią z metody ogólnej już w trakcie prowadzenia firmy. Wyjątkami, które wykluczają z możliwości korzystania z metody kasowej od początku prowadzenia działalności są: 

• transfer bonu jednego przeznaczenia dokonanego przez podatnika, działającego we własnym imieniu lub w imieniu innego podatnika, 
• wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów. 

Wybór metody kasowej jako sposobu rozliczania podatku VAT zgłasza się w US właściwym dla miejsca zamieszkania. Należy wypełnić formularz VAT-R w części C1 w pozycji 46. Na formularzu podaje się również okres, do którego nastąpi pierwsze rozliczenie. 

Formularz VAT-R powinno się złożyć do końca miesiąca, w którym przedsiębiorca chce zmienić metodę rozliczania VAT. Jeśli metodę kasową chce on rozpocząć od stycznia 2024 r. wniosek VAT-R powinien być złożony do 31 grudnia 2023 r. 

Ponowna zmiana metody rozliczania podatku na ogólną może nastąpić najwcześniej po 12 miesiącach. Chęć zmiany również składa się na formularzu VAT-R we właściwym US do końca kwartału, po którym ma nastąpić zmiana.