Czy Twoje biuro rachunkowe robi błędy w rozliczeniach, a może nie wyrabia się w wyznaczonych terminach lub nie dostosowuje się do Twoich potrzeb? Początek nowego roku to najlepszy czas na zmianę biura rachunkowego w Twojej firmie! Przeczytaj artykuł i dowiedz się, dlaczego tak jest oraz na co zwracać uwagę podczas wyboru nowego biura.

Początek roku podatkowego a zmiana biura rachunkowego

Początek nowego roku to najlepszy czas na zmianę biura rachunkowego, które obsługuje Twoją firmę. Obecne biuro rachunkowe będzie mogło rozliczyć wszystkie okresy rozliczeniowe w danym roku podatkowym i nie powstanie ryzyko pominięcia jakiegoś okresu czasu. Zmiana biura rachunkowego w środku roku może być związana z powstaniem pewnych rozbieżności, które będzie trzeba wyjaśnić. Wtedy konieczne będą dodatkowe konsultacje z pracownikami dotychczasowego biura. Taka sytuacja może zaburzyć płynność całego procesu zmiany.

Częsty rozwiązaniem, które stosują biura rachunkowe, jest zawieranie umowy na bieżący rok do 31 grudnia. Jeśli Twoja umowa z dotychczasowym biurem również jest zawarta na czas określony do końca roku – nie musisz składać wypowiedzenia. To zmniejsza ilość kwestii papierologicznych, które muszą być dopilnowane.

Nowy rok często wiąże się z nawiązywaniem nowych umów o pracę czy sporządzaniem aneksów do umów pracowników. To czas, w który możesz zdecydować się również na zmianę formy opodatkowania. Do analizy tej kwestii przydatne okazać się może nowe, świeże spojrzenie na Twoją dotychczasową sytuację. Nowe biuro rachunkowe i jego pracownicy na podstawie swojego doświadczenia doradzą Ci najlepsze rozwiązania, bez przywiązywania się do starych procedur i przyzwyczajeń.

Jak zakończyć współpracę z biurem rachunkowym?

Kończąc współpracę z biurem rachunkowym musisz pamiętać o kilku kwestiach. Pierwszą z nich jest znalezienie biura, które spełni Twoje wymagania. Warto zwrócić tu uwagę na kwestie, takie jak bezpieczeństwo danych, doświadczenie i opinie czy zakres oferowanych usług. Te wszystkie elementy zostały omówione dokładniej w dalszej części artykułu.

Pamiętaj o wypowiedzeniu umowy współpracy w starym biurze rachunkowych z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Podczas rozmowy, w której poinformujesz dotychczasowe biuro o zmianie ustal kwestie zakończenia współpracy, m.in.: złożenie deklaracji do ZUS po zakończeniu okresu rozliczeniowego i sporządzenie rocznego zeznania podatkowego. Ustal, kiedy i w jakie formie stare biuro przekaże Ci niezbędne dokumenty. To jakie dokumenty potrzebne będą nowemu biuru ustalisz z nowymi współpracownikami.

Z nowym biurem rachunkowym warto ustalić preferowaną formę kontaktu. Ważne jest też, aby porozmawiać z pracownikami nowego biura o kwestiach, które nie podobały Ci się w obsłudze starego biura oraz o Twoich oczekiwaniach i potrzebach. Dzięki temu nowi współpracownicy będa w stanie precyzyjnie dostosować zakres usług w taki sposób, aby spełnić Twoje potrzeby.

Po zmianie biura rachunkowego zadbaj również o cofnięcie pełnomocnictw, które udzielone były staremu biuru, a także udzielenie ich nowej firmie.

Zmianę biura rachunkowego zgłoś w CEIDG. Zrobisz to za pomocą wniosku CEIDG-1.

Na co zwrócić uwagę podczas wyboru nowego biura rachunkowego?

Wybierając nowe biuro rachunkowe zwróć uwagę na kwestie, takie jak bezpieczeństwo danych, preferowana forma kontaktu, możliwość zdalnego obiegu dokumentów, zakres usług, transparentność oferty czy reprezentacja Twoich interesów w instytucjach publicznych.

• Bezpieczeństwo danych

Bezpieczeństwo danych Twoich i Twojej firmy to jedna z najważniejszych kwestii, która powinna zostać przeanalizowana przed wyborem biura rachunkowego. Sprawdź na jakim programie księgowym pracuje nowe biuro rachunkowe i dowiedz się w jaki sposób Twoje dane mają być zabezpieczane. Ta wiedza da Ci pewność, że dane Twojej firmy nie wpadną w niepowołane ręce. Jest to ważne również ze względu na Twój komfort psychiczny, a następnie na efektywność pracy.

• Forma kontaktu

Korzystnym rozwiązaniem jest możliwość wyboru preferowanej formy kontaktu. Dzięki temu wybierzesz formę, która będzie dla Ciebie najbardziej odpowiednia. Niektórzy potrzebują rozmowy osobistej, inni wolą kontakt mailowy lub telefoniczny. Ta kwestia będzie miała duży wpływ na Twoją bieżącą ocenę pracy biura rachunkowego, a także na Twój poziom zadowolenia z pracy księgowych.

• Zdalny obieg dokumentów

Zdalny obieg dokumentów to obecnie najczęściej wybierane rozwiązanie przez klientów biur rachunkowych. Jest to wygodne rozwiązanie, które nie niesie za sobą ryzyka zgubienia lub zniszczenia ważnych dokumentów. Zdalny obieg dokumentów jest akceptowany również w przypadku większości spraw urzędowych. Dzięki temu nie ma konieczności osobistego stawiania się w urzędzie, co często związane jest z oczekiwaniem w kolejkach.

• Zakres usług

Wybierz takie biuro rachunkowe, którego zakres usług Ci odpowiada. Nie wszystkie biura oferują np.: możliwość reprezentacji interesów klienta w instytucjach państwowych. Dlatego dobre zapoznanie się z możliwościami biura to bardzo ważna kwestia. Jeśli biuro będzie spełniać Twoje wymagania Twój poziom zadowolenia, komfort i poczucie bezpieczeństwa będą na wysokim poziomie.

• Transparentność oferty

Oferta, którą otrzymasz od biura powinna być transparentna. To ważne w aspekcie unikania dodatkowych opłat. Często bazowa oferta biura rachunkowego jest bardzo niska, co zwiększa jej atrakcyjność na rynku. Jednak później okazać się może, że za większość usług, które będą dla Ciebie niezbędne będziesz musieć dodatkowo zapłacić. Dlatego nie bój się zadawać pytań podczas rozmowy o ofercie.

• Reprezentacja interesów w instytucjach publicznych

Reprezentacja interesów w instytucjach publicznych to kwestia, z której często korzystają klienci biur rachunkowych. Te wygodne rozwiązanie sprawia, że nie musisz osobiście stawiać się w urzędzie. Pamiętaj jednak, że aby ta usługa mogła być realizowana niezbędne jest udzielenie odpowiednich pełnomocnictw. O tym jakich pełnomocnictw będziesz musieć udzielić zapytaj nowego księgowego.

Podsumowanie

Nowy rok to najlepszy czas na zmianę biura rachunkowego w Twojej firmie. Jeśli szukasz biura, które jest transparentne, bezpieczne, elastyczne i doświadczone – skontaktuj się z nami!

Nasz zespół doświadczonych księgowych SMATVERSE dostosuje ofertę do Twoich potrzeb i oczekiwań. Do każdego klienta podchodzimy indywidualnie i oferujemy takie usługi, jakich potrzebuje. Czekamy na wiadomość!