System VIES to europejski odpowiednik Białej listy podatników VAT. Narzędzie to jest przydatne dla przedsiębiorców, którzy przeprowadzają transakcje międzynarodowe. Przeczytaj artykuł i dowiedz się jak korzystać z systemu VIES.

Czym jest system VIES?

VIES (VAT Information and Exchange System) to wyszukiwarka internetowa, uruchomiona przez Komisję Europejską. Znajdują się w niej informacje o podatnikach VAT, zarejestrowanych w Unii Europejskiej. Można tam znaleźć numer identyfikacyjny podatnika (NIP), którzy przeprowadzają transakcje transgraniczne. 

W praktyce jest to przydatne narzędzie dla przedsiębiorców, którzy przeprowadzają transakcje z innymi firmami, zarejestrowanymi w UE. W systemie VIES znaleźć można informację, czy dana firma jest istnieje lub nie istnieje jako płatnik VAT w UE. 

Celem powstania systemu VIES było zaprzestanie oszustwom handlowym, a także usprawnienie i ułatwienie wymiany informacji dotyczących podatników między krajami UE.

Zasady działania systemu VIES

Wszyscy przedsiębiorcy muszą być zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT w kraju, w którym prowadzą działalność. Firmy, które działają na rynku międzynarodowym na terenie Unii Europejskiej mają obowiązek rejestracji do VAT UE. Rejestracji dokonuje się w kraju, w którym prowadzona jest działalność.

System VIES działa dzięki współpracy organów podatkowych krajów, należących do UE. Na tej podstawie stworzono wyszukiwarkę, w której sprawdzić można dane podatnika – system VIES. Jest ona przydatna, ponieważ umożliwia przedsiębiorcom weryfikację kontrahenta, z którym chcą podjąć współpracę. Dzięki temu ryzyko oszustwa jest zminimalizowane. Dodatkowo przedsiębiorca może sprawdzić czy w przypadku danej transakcji może zastosować preferencyjne stawki VAT.

Jak zarejestrować się do systemu VIES?

W systemie VIES znajdują się wszyscy przedsiębiorcy, którzy zarejestrowani są do VAT UE. W celu rejestracji do VAT UE należy wniosek VAT-R do odpowiedniego urzędu skarbowego, właściwego dla miejsca zamieszkania. 

Numerem identyfikacyjnym w systemie VIES jest VAT UE, który jest taki sam jak NIP z dopiskiem PL na początku w przypadku polskich firm. Numer tej jest niezbędny do przeprowadzania transakcji transgranicznych w obrębie UE.

Korzyści systemu VIES

Europejski system VIES jest zabezpieczeniem przed oszustwami podatkowymi. System uniemożliwia przeciwdziałanie fałszowaniu danych z zakresu VAT, co zwiększa bezpieczeństwo transakcji. Dodatkowo system ułatwia przedsiębiorcom dostęp do danych kontrahentów. Dzięki niemu możliwa jest weryfikacja kontrahenta i uniknięcie nawiązania współpracy z tzw. firmami krzak. System VIES to także usprawnienie handlu transgranicznego. Dzięki transparentności danych kontrahentów możliwa jest szybka weryfikacja podatnika VAT i podjęcie bezpiecznej współpracy z firmą zagraniczną.

System VIES – weryfikacja

Każdy podmiot, który znajduje się w systemie VIES musi być zweryfikowany. W związku z tym, że rejestracja do VAT UE jest jednoznaczna z rejestracją do systemu VIES – jeśli widniejesz w tym systemie jako podmiot niezweryfikowany – skontaktuj się z Twoim urzędem skarbowym.

Weryfikacja w systemie VIES jest ważna również dlatego, że ma wpływ na możliwość zastosowania 0-wej stawki VAT, jeśli towar jest sprzedawany kontrahentowi, który prowadzi działalność na terenie UE. Jednym z warunków zastosowania obniżonej stawki jest obecność w systemie VIES jako podmiot zweryfikowany.

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i współpracujesz z innymi firmami, na terenie UE warto sprawdzić czy Twoja firma jest zweryfikowana w systemie VIES. Dzięki temu przedsiębiorcy zagraniczni, którzy będą chcieli nawiązać współpracę z Twoją firmą również będą mogli skorzystać z obniżonej stawki VAT. 

Niekiedy może dochodzić do sytuacji, kiedy przedsiębiorstwo zostanie wykreślone z systemu VIES. Naczelnik nie ma obowiązku informowania przedsiębiorcy o tym fakcie. Taka sytuacja może nastąpić, kiedy:

• czynny podatnik nie składa deklaracji JPK,
• czynny podatnik składa zerową deklarację JPK,
• czynny lub zwolniony podatnik VAT nie składa deklaracji VAT UE.

Pamiętaj, że nie masz obowiązku składania zerowej deklaracji VAT UE. Jeśli w danym roku podatkowym transakcje zagraniczne nie miały miejsca – nie zostaniesz wykreślony z rejestru VIES.

Jak korzystać z systemu VIES?

System VIES dostępny jest na stronie internetowej Komisji Europejskiej tutaj. Jeśli chcesz sprawdzić czy Twój przyszły kontrahent jest zweryfikowany w systemie VIES musisz znać jego numer identyfikacyjny VAT (NIP). Należy wpisać go w oknie “Numer VAT”, a następnie kliknąć “Weryfikuj”. Nie musisz wypełniać wszystkich dostępnych pól.