Zmiany biura rachunkowego można dokonać w dowolnym momencie – na początku lub w trakcie trwania roku podatkowego. Najkorzystniejszym rozwiązaniem jest zmiana biura wraz z nowym rokiem. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, dlaczego takie rozwiązanie jest najczęściej polecane oraz w jaki sposób dokonać zmiany biura rachunkowego.

Najczęstsze powody rezygnacji z usług biura rachunkowego

Zlecenie prowadzenia księgowości do zewnętrznej firmy to częsta praktyka. Ważne jest, aby biuro rachunkowe spełniało Twoje oczekiwania jako przedsiębiorcy. Należy pamiętać też o tym, że biuro zajmuje się sprawami księgowymi, ale ostatecznie za poprawność ich wykonania odpowiada przedsiębiorca. W razie wystąpienia błędów możesz wystąpić o odszkodowanie z polisy OC biura rachunkowego, o ile biuro jest ubezpieczone.

Jako najczęstsze powody, przez które przedsiębiorcy decydują się na zmianę biura rachunkowego uznaje się:

• błędy w rozliczeniach,
• niewystarczające wsparcie merytoryczne od pracowników biura,
• nieterminowość,
• brak rzetelności,
• brak elastyczności w dostosowaniu oferty do potrzeb przedsiębiorcy.

Jeśli zauważasz któreś z wymienionych wyżej powodów we współpracy Twojej i Twojego dotychczasowego biura rachunkowego – czas na zmianę.

Ostatecznie Ty, jako właściciel firmy, musisz być pewny co do rzetelności działania księgowych. Współpraca powinna przebiegać płynnie, a w razie wystąpienia problemów czy pytań powinieneś otrzymać wsparcie merytoryczne.

Kiedy zmienić biuro rachunkowe?

Można spotkać się z różnymi opiniami na temat polecanego czasu zmiany biura księgowego. Niektórzy twierdzą, że najlepszym czasem na zmianę jest początek jesieni (wrzesień/październik), argumentując to dodatkowym czasem na poprawę ewentualnych błędów dotychczasowego biura przed sporządzeniem rocznego zeznania podatkowego. My jednak polecamy zmianę biura rachunkowego wraz z początkiem nowego roku podatkowego, szczególnie w przypadku spółek. To najlepszy czas na zmianę biura, ponieważ:

• nie ma ryzyka pominięcia jakiegoś okresu w rozliczeniach,
• wszystkie miesiące będą rozliczane w tym samym schemacie, co sprawi, że łatwiej będzie Ci się zorientować w poprawności rozliczeń.

Jeśli chcesz otrzymać ofertę na prowadzenie księgowości w Twojej firmie – skontaktuj się z nami!

Pamiętaj jednak, że zgodnie z przepisami prawa nie masz ograniczeń co do kwestii zmiany biura rachunkowego. W SMARTVERSE przeprowadzimy proces zmiany biura w taki sposób, aby było to dla Ciebie jak najłatwiejsze. Nie czekaj dłużej, skontaktuj się z nami i wspólnie opracujemy proces przeniesienie Twojej księgowości do SMARTVERSE.

Jak wygląda proces zmiany biura rachunkowego?

Zmiana biura rachunkowego to proces, który powinno się przeprowadzić w sposób jak najbardziej staranny. Pamiętaj, że nie możesz dopuścić do sytuacji, kiedy Twoja firma zostanie bez opieki księgowej. Przerwy w księgowaniu mogą doprowadzić do braków w rozliczeniach, a następnie do problemów z Urzędem Skarbowym.

Pierwszym krokiem w procesie zmiany biura księgowego jest wybór nowego biura. Wybierając nowe biuro rachunkowe zwróć uwagę na kwestie, takie jak bezpieczeństwo danych, zakres usług, doświadczenie i opinie o nowym biurze rachunkowym, transparentność oferty oraz elastyczność w obsłudze. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule Dlaczego koniec roku to dobry czas na zmianę biura rachunkowego?

Po wyborze nowego biura rachunkowego złóż wypowiedzenie u dotychczasowego usługodawcy. Pamiętaj, że musisz zachować okres wypowiedzenia umowy. W niektórych biurach wynosi on miesiąc, ale może być on również dłuższy, np.: 3-miesięczny.

Po wypowiedzeniu umowy w dotychczasowym biurze rachunkowym, ustaleniu niezbędnych kwestii (np.: kwestii złożenia rocznego zeznania podatkowego) przekaż niezbędne dokumenty nowemu usługodawcy. Najczęściej mowa tu o dokumentach, takich jak:

• wydruki z KPiR[3] ,
• rejestr VAT,
• ewidencja środków trwałych i wyposażenia, 
• deklaracje rozliczeniowe ZUS,
• deklaracje podatkowe,
• struktury JPK,
• dokumentacja kadr i płac.

O pełnej liście potrzebnych dokumentów powinno poinformować Cię nowe biuro rachunkowe.

Biurom rachunkowym często udzielane są pełnomocnictwa, które uprawniają je do reprezentacji klienta w instytucjach państwowych. Pamiętaj, aby cofnąć pełnomocnictwa staremu biuru rachunkowemu i udzielić ich nowemu usługodawcy.

Ostatnim krokiem jest zgłoszenie zmiany biura rachunkowego do CEIDG oraz rozpoczęcie nowej, owocnej współpracy.

Zgłoszenie zmiany biura rachunkowego do CEIDG

W celu zgłoszenia zmiany biura rachunkowego, które obsługuje Twoją firmę należy złożyć wniosek CEIDG-1 w terminie do 7 dni od daty zmiany usługodawcy. Wniosek składa się we właściwym urzędzie miasta lub gminy. Zaistniałe zmiany odnotowuje się w pkt. 21 (dane podmiotu prowadzącego księgowość firmy) i pkt. 22 (miejsce przechowywania dokumentacji).

Odpowiedzialność nowego biura rachunkowego

Biuro rachunkowe, które przejmie prowadzenie księgowości w Twojej firmie bierze na siebie odpowiedzialność za poprawne rozliczanie wszystkich transakcji. Jednak podmiotem, który odpowiada przed instytucjami publicznymi za ich księgowanie jest Twoja firma. Dlatego warto sprawdzić czy dane biuro księgowe ma ubezpieczenie OC w razie wystąpienia pomyłek. 

Przekazując dotychczasową dokumentację księgową w obowiązku przedsiębiorcy jest sporządzenie protokołu, który potwierdzi jej odbiór. Biura księgowe jednak często pomagają w sporządzeniu takiego dokumentu. Przypomnienie o tym fakcie i pomoc w sporządzeniu protokołu świadczy o profesjonalizmie nowego biura i dbania o interes klienta.