Praca zdalna od 7 kwietnia 2023 r. jest rozwiązaniem stałym, a nie wyłącznie tymczasowym. Przeczytaj artykuł i dowiedz się o czym należy pamiętać, wykorzystując pracę zdalną w swojej firmie, oraz jakie kwestie podlegają kontroli PIP.

Praca zdalna jako rozwiązanie stałe

Początkowo praca zdalna była rozwiązaniem tymczasowym, wprowadzonym ze względu na epidemię COVID-19. Wraz z biegiem czasu i popularyzacją tego rozwiązania stała się jednak rozwiązaniem stałym, które w życie weszło 7 kwietnia 2023 r. Praca zdalna możliwa jest w 3 formach:

• pracy właściwej/systemowej – wykonywanej całościowo lub częściowo w miejscu innym niż siedziba firmy, miejsce to musi być ustalone z pracodawcą,
• na jednostronne polecenia pracodawcy – wykonywanej na czas określony z przyczyn obiektywnych, losowych i niezależnych od pracodawcy,
• okazjonalnej – na wniosek pracownika, maksymalnie 24 dni w roku.

Zadania pracodawcy przed wprowadzeniem pracy zdalnej

Wprowadzenie systemu pracy zdalnej w firmie związane jest z szeregiem obowiązków, które musi spełnić pracodawca. Są nimi m.in.: dopilnowanie odpowiedniej dokumentacji oraz zapewnienie pracownikowi narzędzi, dzięki którym możliwe będzie wykonywanie pracy poza siedzibą firmy.

Do dokumentacji, niezbędnej do wprowadzenia pracy zdalnej w firmie, zaliczają się:

• regulamin świadczenia pracy zdalnej,
• ocena ryzyka na stanowiskach pracy, 
• porozumienie wprowadzające pracę zdalną,
• dokumenty składane przez pracowników, w tym oświadczenia i wnioski o pracę zdalną.

Wszystkie dokumenty powinny być skonsultowane z prawnikami, pod kątem zgodności z przepisami prawa. Mogą one istnieć w formie papierowej, jak i elektronicznej. Konieczne jest również prowadzenie ewidencji pracy zdalnej i jej rozliczanie. 

Kontrola pracy zdalnej przez PIP

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) ma możliwość kontrolowania pracodawców pod kątem prawidłowego wykorzystywania systemu pracy zdalnej. Podczas kontroli PIP PIP ma prawo zweryfikować zarówno przepisy wewnątrzzakładowe, jak i dokumentację związaną z pracą zdalną, a także ocenić, czy pracodawca spełnia niezbędne obowiązki informacyjne wobec pracowników.

PIP nie ma prawa jednak do:

• oceny uzasadnienia odmowy pracy w trybie zdalnym,
• uprawnień do przeprowadzania kontroli warunków pracy zdalnej w miejscu zamieszkania pracowników.

Podczas kontroli pracodawca ma obowiązek udostępnić kontrolującym pełną dokumentację, związaną z pracą zdalną. W 2023 r. PIP przeprowadził 248 kontroli, z czego w 60% przypadków wykryto pewne nieprawidłowości. Podczas tej kontroli PIP nie karał pracodawców karami finansowymi, ale zgodnie z przepisami ma takie prawo. Niewykluczone jest więc, że w przypadku przyszłych kontroli tego typu kary będą stosowane.