Umowa z biurem rachunkowym, dotycząca obsługi KSeF jest kluczowym dokumentem, który reguluje relacje pomiędzy firmą a podmiotem świadczącym usługi księgowe. Przed podpisaniem umowy warto zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii, które mogą mieć znaczący wpływ na efektywność oraz zgodność prowadzenia księgowości z obowiązującymi przepisami.

Zakres usług

Upewnij się, że umowa precyzyjnie określa zakres usług, które będą świadczone przez biuro rachunkowe w kontekście KSeF. Należy uwzględnić obsługę samego procesu fakturowania elektronicznego oraz ewentualne wsparcie w zakresie zgłaszania ewentualnych problemów czy też audytów.

Płatności i warunki finansowe

Dokładnie przeanalizuj wszystkie koszty związane z obsługą KSeF, w tym opłaty za usługi księgowe oraz dodatkowe koszty związane z ewentualnymi korektami, audytami czy szkoleniami pracowników. Upewnij się, że warunki płatności są klarowne i zgodne z oczekiwaniami obu stron.

Odpowiedzialność i ryzyko

Sprawdź, jakie są zapisy dotyczące odpowiedzialności za ewentualne błędy w procesie obsługi KSeF oraz jakie ryzyko ponosi firma a jakie biuro rachunkowe. Ważne jest, aby ustalić procedury w przypadku ewentualnych nieprawidłowości czy sankcji ze strony organów podatkowych.

Zabezpieczenie danych

Upewnij się, że umowa zawiera klauzule dotyczące zabezpieczenia danych firmowych oraz danych klientów przed nieuprawnionym dostępem czy też ujawnieniem. W dobie rosnących zagrożeń cybernetycznych, bezpieczeństwo danych powinno być priorytetem.

Terminy i raportowanie

Określ precyzyjnie terminy dostarczania dokumentów do biura rachunkowego oraz terminy sporządzania raportów i deklaracji związanych z KSeF. Należy również jasno określić procedury w przypadku opóźnień lub braków w dokumentacji.

Modyfikacje umowy

Ustal, w jaki sposób można dokonywać modyfikacji umowy w przypadku zmiany przepisów prawnych lub potrzeb firmy. Ważne jest, aby umowa była elastyczna i dostosowana do ewentualnych zmian w otoczeniu prawno-podatkowym.

Postanowienia końcowe

Przed podpisaniem umowy dokładnie przeanalizuj postanowienia końcowe, takie jak rozwiązanie umowy, postanowienia dotyczące sporów czy też obowiązki po zakończeniu współpracy.

Podsumowując, umowa z biurem rachunkowym dotycząca obsługi KSeF powinna być starannie przygotowana i uwzględniać wszystkie istotne kwestie związane z prowadzeniem księgowości zgodnie z obowiązującymi przepisami. Kluczowa jest klarowność i precyzja zapisów, aby uniknąć nieporozumień i konfliktów w trakcie trwania współpracy.