Płynność komunikacji w firmie to rzecz, która wpływa na wewnętrzne i zewnętrzne funkcjonowanie organizacji. Dobre stosunki między współpracownikami i pracodawcą przekładają się na efektywność pracy. Przeczytaj artykuł i dowiedz się w jaki sposób zadbać o dobrą komunikację w Twojej firmie.
Płynność komunikacji – wpływ na firmę
Płynność komunikacji w Twojej firmie sprawia, że pracownicy wiedzą co i w jaki sposób mają robić, aby osiągać wspólne cele. Sprawna komunikacja wewnętrzna sprawia, że pracownicy nie są zagubieni oraz efektywniej wykonują swoje zadania. W aspekcie rozwoju firmy ważne jest, aby pracownicy byli świadomi celów i ścieżki ich osiągania. Dzięki temu zminimalizowane zostanie działanie, które oddala organizację od spełnienia celów.
Dodatkowo płynność komunikacyjna wpływa na komfort pracy, a następnie na poziom zaangażowania pracowników. Pełna identyfikacja z przedsiębiorstwem wpływa na poziom wykonywanej pracy, a następnie na rozpowszechnienie dobrej opinii o firmie.
Najczęstsze problemy komunikacyjne
Niewłaściwie przekazanie informacje
Komunikacja w Twojej firmie powinna być zrozumiała dla wszystkich pracowników, bez względu na ich stanowisko. Oznacza to, że osoba przekazująca komunikat powinna dostosować go do grupy odbiorczej. Przykładem może być rozmowa pracownika, który brał udział w projektowaniu/tworzeniu nowego produktu czy rozwiązania z osobami na stanowiskach kierowniczych, które odpowiadają za sprzedaż danej rzeczy/usługi. Menedżerowie czy kierownicy mogą nie zrozumieć lub może nie interesować ich sposób produkcji czy przebieg twórczy. W zamian za to oczekują informacji jak ta rzecz wpłynie na rozwój firmy, czym odróżnia się od produktów konkurencji oraz czy i jak obniży koszty produkcji.
Komunikat powinien być więc dostosowany do odbiorcy w taki sposób, aby ten w pełni go zrozumiał. Dzięki temu będzie mógł zaangażować się w dalszy rozwój projektu.
Nieodpowiedni środek komunikacji
Odpowiedni kanał komunikacji wpływa na zrozumienie komunikatu. Dlatego należy wybrać jak najodpowiedniejszy sposób przekazania informacji spośród dostępnych, np.: bezpośredniej rozmowy, rozmowy telefonicznej, e-maila lub wiadomości tekstowej za pomocą komunikatora internetowego.
Środek komunikacji powinien być dobrany do rodzaju komunikatu. Informacje techniczne czy szczegółowy opis projektu lepiej wysłać za pomocą wiadomości e-mail. Dzięki temu odbiorca będzie mógł kilkakrotnie zapoznać się z wiadomością. Zbyt duża liczba informacji przekazana w rozmowie telefonicznej najprawdopodobniej nie zostanie zapamiętana. Z kolei delikatna sprawa wysłana w formie e-mailowej może zostać odebrana jako poniżająca lub lekceważąca.
Słabe umiejętności komunikacyjne
Jako pracodawca, przemawiając do większej grupy osób powinieneś zadbać o to, aby komunikat przekazać odpowiednio głośno, wyraźnie, w odpowiednim tonie i używając prawidłowej mowy niewerbalnej. Ważne są tutaj m.in. gesty i miny, dzięki którym zainteresujesz pracowników i pokażesz im, że jesteś do nich przyjaźnie nastawiony.
Pandemia COVID-19 spopularyzowała wideorozmowy. Podczas nich kamerę warto ustawić tak, by była w niej widoczna cała Twoja twarz lub nawet tułów do wysokości biurka.
W przypadku komunikatów w formie pisemnej zadbaj o czytelność. Nie pisz za długich wiadomości, w których będą znajdować się nieprzydatne i zbyt szczegółowe informacje. Warto tu zwrócić uwagę również na czcionkę i jej wielkość. Nie stosuj zbędnych ozdobników (np.: w przypadku rodzaju czcionki) i bardzo małej lub dużej wielkości liter, ponieważ pogarszają one czytelność, a następnie płynność komunikacji.
Podstawowe zasady płynności komunikacji
- Feedback
Feedback z pewnością pozytywnie wpłynie na funkcjonowanie Twojej firmy. Feedback, czyli komunikat zwrotny odnośnie wykonania zadania lub jakiegoś okresu pracy pracownik powinien dostawać regularnie. Pamiętaj, że feedback nie musi być tylko pozytywny. Te narzędzie umożliwia Ci również zwrócenie uwagi na błędy, które popełnia pracownik. Zrób to jednak w sposób delikatny i podsuń lub wypracuj wspólnie z pracownikiem rozwiązania, które umożliwią zminimalizowanie błędów w przyszłości.
- Komunikuj jasno o celach
Każdy z pracowników powinien być poinformowany o swoich zadaniach w sposób jasny. W przypadkach, kiedy pracownik jest zagubiony lub nie w pełni rozumie sens swojego działania nie będzie pracować efektywnie. Dlatego niezwykle ważne jest, abyś jako pracodawca podzielił zadania i wytłumaczył w jaki sposób je wykonać. Jeśli nie jesteś w stanie samodzielnie tego zrobić możesz oddelegować innego pracownika lub osobę na stanowisku kierowniczym, który zadba o to, aby wszyscy pracownicy byli świadomi celów organizacji i ścieżki ich osiągania.
- Regularne spotkania zespołu
Zebrania w formie stacjonarnej lub on-line to klucz to płynności komunikacji w całym zespole. Na takich spotkaniach pracownicy i Ty jako pracodawca macie szansę opowiedzieć o swoich wątpliwościach czy problemach. Na spotkaniach całego zespołu możecie się również lepiej poznać. To wpłynie na atmosferę pracy i komfort pracowników.
- Integracja pracowników
Na płynność komunikacji wpływa również integracja pracowników i pracodawcy. Dlatego warto organizować spotkania integracyjne, np.: z okazji świąt. Zorganizuj spotkanie, na którym będziecie mogli poznać się lepiej prywatnie. Pamiętaj też, że na spotkaniach integracyjnych głównym tematem rozmowy nie powinna być praca. Jest to prywatny czas pracowników oraz Twój poświęcony na spotkanie, które powinno być przyjemne i integrujące, a nie stresujące i rozliczające z wyników pracy.
- Narzędzie do komunikacji on-line
Narzędzie do komunikacji on-line okazuje się szczególnie przydatne, kiedy część lub wszyscy pracownicy pracują zdalnie. Grupa, do której będą mieć dostęp wszyscy pracownicy ułatwi bieżącą komunikację. W niektórych sytuacjach nie ma konieczności wysyłania oficjalnego maila lub organizowania zebrania. Komunikaty krótsze można przekazać za pomocą narzędzi on-line. W takich przypadkach pomocne okazują się darmowe narzędzia on-line.