Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie, z którego będą musieli korzystać wszyscy przedsiębiorcy. Przeczytaj artykuł i dowiedz się czym jest KSeF, od kiedy będzie obowiązywał w Twojej firmie oraz jakie obowiązki jako przedsiębiorca będziesz mieć.

Czym jest KSeF?

KSeF jest zbiorem FV wprowadzonych do obiegu. Głównym narzędziem KSeF jest platforma, która umożliwia wystawianie, przechowywanie i odbieranie FV ustrukturyzowanych.

FV ustrukturyzowana to dokument, który wprowadziła ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076). Jest to faktura elektroniczna w formacie .XML, która posiada swój indywidualny numer identyfikacyjny.

FV ustrukturyzowane można wystawiać za pomocą systemów księgowo-finansowych zintegrowanych z KSeF lub przez rządową aplikację e-Mikrofirma.

KSeF będzie przechowywać FV przez 10 lat od końca roku, w którym dokumenty zostały wystawione.

KSeF – od kiedy obowiązuje?

Początkowo wszyscy przedsiębiorcy mieli obowiązek korzystania z KSeF od 1 stycznia 2024 r., jednak 2 lutego 2023 r. Ministerstwo Finansów ogłosiło, że termin ten został przesunięty. Dlatego:

• od 1 lipca 2024 r. z KSeF mają obowiązek korzystania wszyscy czynni podatnicy VAT,
• od 1 stycznia 2025 r.  z KSeF mają obowiązek korzystania przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni z VAT (przedmiotowo lub podmiotowo).

Warto zauważyć jednak, że KSeF działa już od 1 stycznia 2022 r. W związku z tym przedsiębiorcy, którzy już teraz chcą korzystać z tego rozwiązania – mogą to robić. KSeF jest dostępny tutaj.

Osoby, prowadzące firmę, które nie są przekonane do KSeF lub obawiają się, że nie poradzą sobie pod względem technicznym mogą skorzystać z wersji testowej. Umożliwia ona przetestowanie programu pod względem technicznym. Wprowadzone FV do testowej wersji KSeF nie będą wprowadzone do obiegu prawnego.

KSeF – obowiązki przedsiębiorcy

Przedsiębiorcy, który do tej pory korzystają wyłącznie z papierowych wersji FV mogą mieć problem z dostosowaniem się do nowej formuły fakturowania. Dlatego warto się odpowiednio przygotować do tej zmiany.

Na początek warto zadbać o wybór lub dokładne sprawdzenie systemu do fakturowania. Jeśli korzystasz już z systemu księgowo-finansowego sprawdź czy będzie on zintegrowany z KSeF. Przedsiębiorcy, którzy do tej pory tego nie robili – będą mogli korzystać z aplikacji rządowej.

Sprawdzając system księgowo-finansowy warto zwrócić uwagę na łatwość obsługi oraz sprawność programu. Intuicyjny system, w którym pojawianie się błędów technicznych nie jest codziennością z pewnością usprawni i poprawi komfort pracy.

Następnie warto skontrolować dotychczasowy proces sprzedażowy. Dokładnie przeanalizuj procesy biznesowe, które zachodzą w Twojej firmie. Sprawdź też jak przebiega sprzedaż i jej późniejsze fakturowanie. Jeśli zauważysz elementy, które komplikują lub zbędnie wydłużają proces – zniweluj je. Dzięki temu prościej Ci będzie dostosować się do KSeF.

FV, które będą zapisywane w KSeF będą oznaczane w specyficzny dla programu sposób. Warto poznać go już teraz i jeśli zajdzie taka potrzeba wprowadzić zmiany w sposobie oznaczeń FV w Twojej firmie jak najszybciej.

Warto też zadbać o automatyzację obiegu FV w Twojej firmie. Pomóc w tym procesie mogą Ci programy komercyjne, które dostosuje do specyfiki Twojej firmy.