Kosztem uzyskania przychodu jest wartość materialna, która została poniesiona w celu zarobkowym. Przeczytaj artykuł i dowiedz się na jakich warunkach koszt przejazdu pracowników i zleceniobiorców może być rozliczony jako koszt uzyskania przychodu. 

Czym są koszty uzyskania przychodów? 

Koszty uzyskania przychodów to wysokość wydatków, która poniesiona została w celu zwiększenia swoich przychodów. Jednym z rodzajów kosztów uzyskania przychodów jest koszt przejazdu w celach służbowych. Kosztem tym może być również inwestycja, np.: zakup samochodu firmowego. 

W praktyce koszty uzyskania przychodu obniżają wysokość należnego podatku PIT. Ten z kolei wyliczany od jest od wysokości całkowitego dochodu. Wartość PIT do zapłaty można zobrazować wzorem: 

Przychód – Koszty uzyskania przychodu = Dochód 

Przepisy, dotyczące kosztów uzyskania przychodów określone są w ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.  

Rozliczanie kosztów przejazdów pracowników 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 23 czerwca 2005 r., sygn. akt II PK 265/04 czas podróży służbowej nie jest wliczany do czasu pracy. Pracownikowi nie należy się więc dodatkowe wynagrodzenie lub godziny wolne od pracy. Wyjątkiem są jednak sytuacje, kiedy pracownik w czasie podróży wykonuje zadania służbowe. Przykładem może być wysyłanie maili lub raportu ze spotkania służbowego podczas podróży pociągiem. W takich przypadkach czas spędzony na pracy wliczany jest w pracę nadliczbową, jeśli pracownik przekroczył już liczbę 8h pracy w ciągu tego dnia. 

Warto zauważyć też, iż jeśli pracownik prowadzi pojazd samodzielnie, wioząc siebie lub siebie i współpracowników na spotkanie służbowe na polecenie pracodawcy również wykonuje zadanie służbowe. A co za tym idzie – czas spędzony na podróży wliczany jest w godziny pracy. 

Jeżeli pracownik samodzielnie pokrył koszty podróży służbowej (np.: koszt biletu autobusowego, lotniczego, przejazd taksówką) ma prawo do zwrotu tych kosztów. W przypadku, jeśli pracownik skorzystał z prywatnego transportu (np.: samochodu) pracodawca powinien rozliczyć się z nim na zasadach kilometrówki. Cenę za każdy przejechany kilometr określa pracodawca, jednak nie może być ona wyższa niż ta określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.). 

Pracownik powinien posiadać dokumenty, potwierdzające dokonanie zakupu biletu lub paliwa na rzecz odbycia podróży służbowej. Rozliczenie tych kosztów między pracownikiem i pracodawcą powinna nastąpić nie później niż 14 dni od momentu odbycia podróży. 

Rozliczanie kosztów przejazdów zleceniobiorcy 

Wyżej opisane zasady dotyczą osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Nie oznacza to jednak, że osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej (np.: zlecenia lub umowy o dzieło) nie mają prawa do zwrotu kosztów poniesionych na rzecz odbytej podróży służbowej. 

Zasady rozliczenie kosztów podróży służbowej zleceniobiorcy muszą być ustalone w przepisach podpisanej umowy.  

Zwrot kosztów przejazdu zleceniobiorcy stanowi jego dochód, ale może być zwolniony z podatku. Odbywa się to na postawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z przepisu wynika, że przychód zleceniobiorcy z tytułu poniesienia kosztów podróży w celach służbowych może być zwolniony z podatku do określonej kwoty. 

Dokumentacja wydatków w trakcie podróży służbowej 

Wszystkie wydatki w trakcie trwania podróży służbowej i związane z nią powinny być udokumentowane. Chodzi tutaj zarówno o koszty przejazdu, jak i noclegu czy wyżywienia. Za dokument potwierdzający koszt przejazdu na potrzeby podróży służbowej uznaje się: 

• bilety jednorazowe, uprawniające do przejazdu autostradą płatną lub środkiem komunikacji międzymiejskiej (np.: PKP) na odległość nie mniejszą niż 50 km, 
• FV za zakup paliwa, jeśli podróż odbywa się wyłącznie na terenie Polski lub paragon albo dokument kasowy, jeśli podróż odbywa się na terenie innych krajów. 

Wszystkie dokumenty, które potwierdzają wysokość poniesionych kosztów na potrzeby odbycia podróży służbowej powinny zawierać następujące dane: 

• bilety jednorazowe: 

• datę i numer wystawienia, 
• nazwę lub imię i nazwisko podatnika, 
• indywidualny numer podatnika, 

• informację, która identyfikuje rodzaj usługi (nazwę usługi), 
• kwotę należnego podatku za przejazd, 
• kwotę wartości biletu; 

• FV/paragon/dokument kasowy za zakup paliwa: 

• imię i nazwisko pracownika lub nazwę firmy, 

• adres, 
• nazwę zakupionego towaru. 

Rozliczenie kosztów uzyskania przychodów 

Wszystkie koszty uzyskania przychodów powinny być uwzględnione w sekcji D w PIT-37 lub w sekcji E na formularzu PIT-36. Ważna jest tutaj skrupulatność w gromadzeniu dokumentacji, potwierdzającej poniesienie tych wydatków oraz wiedza, które z poniesionych kosztów prowadzenia działalności można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.