Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego jest związane z nowymi obowiązkami dla przedsiębiorców, ale i pracowników. Przeczytaj artykuł i dowiedz się co w związku z tym musisz zrobić oraz ile masz czasu na wykonanie nowych zadań. 

Stan zagrożenia epidemicznego został wycofany 1 lipca 2023 r. W związku z tym przedsiębiorcy i pracownicy są zobowiązani do wykonania obowiązków zawieszonych na czas pandemii. Chodzi tutaj o:  

• wykonania zaległych badań lekarskich i szkoleń BHP,  
• wykorzystanie zaległego urlopu wypoczynkowego,  

• zmiany w wysokościach odpraw i odszkodowań,  
• wypowiedzenie umowy o zakazie konkurencji,  
• powrót fikcji doręczeń,  
• odpis na ZFŚS,  
• przedłużenie ważności dokumentów pobytu dla cudzoziemców. 

Badania lekarskie 

W trakcie stanu zagrożenia epidemicznego była możliwość niewykonywania okresowych badań lekarskich dla pracowników. Jednak od 1 lipca 2023 r. obowiązek ten został przywrócony. Czas na wykonanie okresowych badań lekarskich dla pracowników to 180 dni od momentu zniesienia stanu zagrożenia epidemicznego. 

Skierowanie na okresowe badania lekarskie wystawia pracodawca. Ponosi on również koszt ich wykonania. Dlatego osoba odpowiadająca za kadry w firmie powinna zweryfikować ważność badań wszystkich pracowników i w razie potrzeby skierować zatrudnionych na ich wykonanie.  

W przypadku dużych firm, które zatrudniają wielu pracowników może spowodować to kłopot organizacyjny. Badania bowiem powinny być wykonane, w miarę możliwości, w czasie pracy. Dlatego cały proces należy skoordynować w taki sposób, aby nie zakłócić ciągłości pracy przedsiębiorstwa. 

W czasie trwania stanu zagrożenie epidemicznego, w niektórych przypadkach, badania wstępne do pracy mogli wykonywać lekarze inne specjalizacji niż medycyna pracy. Orzeczenia wydane przez lekarza innej specjalizacji tracą ważność po 180 dniach po zniesieniu stanu zagrożenia epidemicznego. Dlatego kadrowi powinni zweryfikować orzeczenia lekarskie wszystkich pracowników pod kątem tego jaki lekarz je wystawił i w razie konieczności skierować odpowiednie osoby na wykonanie badań. 

Nowi pracownicy, którzy rozpoczynali pracę na stanowisku biurowo-księgowym, takim samym jak u poprzedniego pracodawcy byli zwolnieni z wykonywania badań wstępnych. Również w ich przypadku powstał obowiązek wykonania odpowiednich badań lekarskich. 

Szkolenie BHP 

Obowiązek przeprowadzania szkoleń BHP został zniesiony w trakcie trwania epidemii i stanu zagrożenia epidemicznego. Od 1 lipca 2023 r. pracodawcy mają obowiązek zorganizowania takiego szkolenia do 31 sierpnia 2023 r. Dotyczy to również firm, w których ważność szkolenia kończy się w lipcu 2023 r. 

Podobniej jak w przypadku badań lekarskich, szkolenie BHP powinno odbyć się w trakcie wykonywania obowiązków zawodowych. Dlatego tutaj również może pojawić się problem z organizacją takiego szkolenia w trakcie trwania okresu urlopowego. Jednak przedsiębiorcy nie powinni czekać z organizacją szkolenia BHP, ponieważ poziom zapotrzebowania na tego rodzaju usługi wzrósł. Dlatego może okazać się, że odwlekanie organizacji szkolenia związane będzie z niewypełnieniem tego obowiązku w terminie. 

W trakcie trwania stanu zagrożenia epidemicznego nowi pracownicy mogli wykonać szkolenie BHP za pomocą materiałów wysyłanych elektronicznie. Od 1 lipca 2023 r. ta możliwość została wycofana. 

Zaległy urlop wypoczynkowy 

W trakcie trwania pandemii i stanu zagrożenia epidemicznego pracownicy niechętnie korzystali ze swojego prawa do urlopu wypoczynkowego. Najczęściej było to związane z zakazem przemieszczania się, ograniczeniami w branży gastronomicznej i hotelarskiej. Pracodawca miał prawo wysłać pracownika na przymusowy urlop wypoczynkowy, który mógł trwać nie dłużej niż 30 dni. Pracownik miał obowiązek odbycia urlopu. Dzięki tej zasadzie pracodawca mógł zapobiec sytuacji, że większość pracowników skorzysta z prawa do urlopu w podobnym czasie po zniesieniu restrykcji, co mogłoby negatywnie wpłynąć na funkcjonowanie firmy. 

Po 1 lipca 2023 r. pracodawca nie stracił tego prawa. Jeśli któryś z pracowników nie wykorzystał swojego urlopu wypoczynkowego – ma on prawo do wysłania takiego pracownika na obowiązkowy urlop. 

Odprawy i odszkodowania 

W przypadku wielu przedsiębiorstw pandemia i stan zagrożenia epidemicznego skutkował zmniejszeniem obrotów firmy. W związku z tym powstała możliwość zmniejszenia wysokości odpraw i odszkodowań dla pracowników w związku z zakończeniem stosunku pracy. Do 1 lipca 2023 r. mowa była o odszkodowaniach i odprawach, których wysokość nie mogła przekroczyć 10-krotności minimalnego wynagrodzenia. Od 1 lipca 2023 r. wartość ta wzrosła do maksymalnie 15-krotności minimalnego wynagrodzenia.  

Wypowiedzenie umowy o zakazie konkurencji 

Wypowiedzenie umowy o zakazie konkurencji związane było z możliwością uniknięcia obowiązku zapłaty odszkodowań dla byłych pracowników. Pracodawcy mogli wypowiedzieć każdą umowę o zakazie konkurencji z zachowaniem 7-dniowego okresu wypowiedzenia. 

Po 1 lipca 2023. pracodawcy również będą mogli jednostronnie wypowiedzieć tego rodzaju umowę, ale tylko jeśli zawarto w niej wcześniej klauzule o możliwości rozwiązania umowy w następstwie: 

• wypowiedzenia umowy, 
• prawa odstąpienia od umowy, 

• ziszczeniu się określonego warunku rozwiązania umowy. 

W przeciwnym razie, jeśli pracodawca nie zadba o odpowiednie zapisy w umowie o zakazie konkurencji, po 1 lipca 2023 r. nie może jej wypowiedzieć jednostronnie. Umowa będzie mogła przestać obowiązywać wyłącznie za zgodą obu stron, tj. pracodawcy i pracownika. 

Fikcja doręczeń 

W takcie pandemii i stanu zagrożenia epidemicznego zostały zniesione przepisy, nazywane fikcją doręczeń. Polegały one na tym, że jeśli korespondencja po dwukrotnym awizowaniu nie została odebrana z poczty – zostawała uznana za odebraną.  

W następstwie zniesienia fikcji doręczeń adresat musiał potwierdzić odebranie korespondencji, aby ta mogła zostać uznana za dostarczoną. Dla wielu przedsiębiorców taki stan rzeczy okazywał się kłopotliwy, szczególnie jeśli mieli oni tzw. “pracowników widmo”, czyli takich, którzy z niewyjaśnionych przyczyn zaprzestali wykonywania obowiązków pracowniczych lub regularnie unikali pojawiania się w miejscu pracy. Brak bezpośredniego kontaktu uniemożliwiał pracodawcom wypowiedzenie stosunku pracy. 

Od 1 lipca 2023 r. jednak fikcja doręczeń ponownie zaczęła obowiązywać. W związku z tym, jeśli pracownik po dwukrotnym awizowaniu korespondencji jej nie odbierze – zostaje ona uznana za odebraną. Dzięki temu pracodawcy będą mogli zakończyć stosunek pracy z pracownikami, którzy nie pojawiają się w pracy. Oznacza to, że wszystkie stosunki pracy, które nie zostały rozwiązane na skutek braku fikcji doręczeń, ulegną rozwiązaniu najpóźniej w dniu 15 lipca 2023 r. 

Pracodawcy powinni pamiętać w takich przypadkach o procedurze, która jest związana z zakończeniem współpracy z pracownikiem. Chodzi tu m.in. o: 

• wydanie świadectwa pracy, 
• wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, 
• zgłoszenie zakończenia stosunku pracy do ZUS-u. 

Odpis na ZFŚS 

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to fundusz na świadczenia socjalne dla pracowników, którego obowiązek utworzenia mają pracodawcy zatrudniający powyżej 50 pracowników lub 20-50 pracowników, jeśli wniosek o utworzenie funduszu złoży zakładowa organizacja związkowa. 

W związku z sytuacją pandemiczną niektórzy przedsiębiorcy mogli zawiesić wykonywania obowiązków związanych z ZFŚS. Jednak po 1 lipca 2023 r. pracodawcy ponownie muszą wypełniać wszystkie obowiązki z tym związane, tj. odpisów podstawowych, wypłaty świadczeń urlopowych. 

Dodatkowo, jeśli wewnętrzne regulacje przedsiębiorstwa nakazywały wyższą wysokość wpłat na ZFŚS niż ustawowa – nie ma możliwości jej zmniejszenia. 

Dokumenty dla cudzoziemców 

Każdy cudzoziemiec, zatrudniony na terenie Polski musi posiadać odpowiednie dokumenty, które potwierdzą jego legalny pobyt w kraju. W trakcie pandemii i stanu zagrożenia epidemicznego czas ważności owych dokumentów został przedłużony do 30 dni od zniesienia stanu zagrożenia epidemicznego. Ważność ta trwa więc co 31 lipca 2023 r. 

Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają cudzoziemców powinni zadbać o to, aby przypomnieć zagranicznym pracownikom o nowym obowiązku. Dzięki temu uniknął sytuacji nielegalnego zatrudniania cudzoziemców.