Archiwizowanie faktur to obowiązek pracodawcy, który może być zweryfikowany podczas kontroli Urzędu Skarbowego. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, w jaki sposób oraz przez jaki okres należy archiwizować FV.
Czym jest faktura?
Definicja faktury zawarta została w art. 2 pkt 31 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.) Zgodnie z nią faktura to dokument wydany zgodnie z przepisami prawa, zawierające elementy określone przez prawo. Faktura może być wydana w formie papierowej lub elektronicznej. Wystawianie FV elektronicznych wymaga uzyskania zgody odbiorcy. O tym, jakie są rodzaje faktur oraz ich obowiązkowe elementy przeczytasz tutaj.
Wystawiając FV, podatnik musi zadbać o zachowanie autentyczności, czytelności i integralności dokumentu.
Autentyczność dokumentu to pewność, że tożsamość dostawcy i odbiorcy usługi jest prawdziwa. Integralność FV to natomiast pewność, że dane dokumentu nie zostały zmienione po jej wystawieniu.
Przechowywanie faktur — wymogi
Podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur, w tym:
- wystawionych przez siebie lub w swoim imieniu oraz ich duplikatów,
- otrzymanych lub ich duplikatów.
Przechowując faktury, warto zadbać o to, aby w prosty sposób można było je odszukać. Dodatkowo należy przestrzegać wymogów, dotyczących okresu przechowywania FV.
W przypadku faktur okres ten wynosi 5 lat od dnia przekazania ich odbiorcy.
Metody przechowywania faktur
Tradycyjną metodą przechowywania faktur jest przechowywanie w formie papierowej. Jednak wraz z upowszechnieniem się wystawiania faktur w formie elektronicznej również zmieniły się praktyki i możliwości w tym zakresie. Zgodnie z przepisami prawa możliwe jest przechowywanie FV w formie elektronicznej.
Przechowując faktury, warto zadbać o porządek w papierach i kategoryzowanie ich pod względem daty wystawienia. Dzięki temu odnalezienie konkretnego dokumentu będzie łatwe i sprawne. Dobrze zorganizowany system przechowywania faktur przyda się w razie kontroli skarbowej.
Przechowywanie faktur elektronicznych
Przechowując faktury, w sposób elektroniczny, należy zadbać o to, aby pliki nie były edytowalne. Dzięki temu podczas kontroli skarbowej nie powstaną wątpliwości odnośnie integralności dokumentu.
Wystawianie FV w formie elektronicznej jest możliwe po uzyskaniu zgody od odbiorcy dokumentu. Jeśli taka zgoda nie zostanie udzielona i faktura wystawiana jest w formie papierowej — dokument dalej można archiwizować w formie elektronicznej. Dodatkowo nie ma konieczności przechowywania faktury w obu formach. Oznacza to, że po podpisaniu FV przed odbiorcę i nadawcę, można zrobić jej skan i przechowywać ją wyłącznie w formie elektronicznej.
Obowiązki podatnika związane z przechowywaniem faktur
Obowiązkiem podatnika, który związany jest z procesem przechowywania faktur, jest udostępnienie dostępu do tych dokumentów przedstawicielom organów skarbowych na ich prośbę. W przypadku faktur przechowywanych elektronicznie konieczne jest również udzielenie możliwości pobrania dokumentów.
Miejsce przechowywania faktur
Faktury przechowywanie w formie papierowej muszą być przechowywane na terenie kraju, w którym zostały wystawione.
Jeśli FV przechowywane są w formie elektronicznej, mogą znajdować się poza granicami kraju, w którym zostały wystawione (np.: na przenośnym dysku typu płyta CD). Należy zadbać jednak o to, aby w razie kontroli skarbowej mogły zostać sprawnie udostępnione przedstawicielom organów podatkowych. Dopuszczalne jest przesłanie dostępu do faktur online.